We gaan gewoon beginnen

In de praktijk van productontwikkeling zien we, zeker bij starters, vaak dat er gewoon begonnen wordt. Hoewel een pragmatische houding niet verkeerd is, moet toch gezegd worden dat het ontwikkelen van een product te complex is om het zonder plan aan te pakken. In dit artikel een aantal redenen waarom en een aantal tips hoe er dan wel begonnen kan worden.

• Voor elk product zijn er eisen nodig waaraan het moet voldoen en deze moeten zijn afgestemd op de markt, de gebruikers, de wettelijke eisen. Als je terug moet naar de tekentafel omdat je product niet voldoet aan de eisen voor gebruik in ziekenhuizen kost dit niet alleen tijd en geld maar mogelijk ook imago!
• In productontwikkeling heb je altijd te maken met risico’s en deze wil je niet in het laatste stuk van de ontwikkeling tegenkomen, maar vroegtijdig aanpakken. Dit is niet alleen een technische haalbaarheidskwestie maar ook een financiële. Als je externe financiering zoekt wordt je op dit punt bevraagd. Financiers houden niet van risico’s, ze moeten op z’n minst bekend en zo mogelijk gecalculeerd zijn.
• Als het product later in serie gemaakt moet worden is het essentieel vanaf het begin rekening te houden met de maakbaarheid. Het is bijzonder frustrerend om met je prototype aan te kloppen bij bedrijven voor serieproductie en te moeten horen dat het niet mogelijk is of veel te duur wordt.
• Gedurende de ontwikkeling is er altijd een voortschrijdend inzicht. Dit is goed maar er moet bewust mee worden omgegaan. Voortschrijdend inzicht kan de voorgang bespoedigen maar ook sterk vertragen. Het gebeurt te vaak dat producten hierdoor zelfs de markt niet halen. Het kan altijd mooier en beter, maar aankloppen bij je financier omdat je weer een deadline niet gehaald hebt dankzij je eigen “verbeteringen” kan je een behoorlijk aandeel van je onderneming kosten.
• Bij een productontwikkeling zijn vaak vele partijen betrokken, van financier, ontwerper en productie tot gebruikers. Onder tijdsdruk de bronnen gaan zoeken op het moment dat je ervaart dat je die nodig hebt leidt vaak tot verkeerde keuzes en vertraagd de ontwikkeling. Het werkt echt reuze efficiënt als je de goede partijen klaar hebt staan als je ze nodig hebt. Het bespaart tijd en geld . . . en frustratie.

Moet je dan dikke rapporten en plannen schrijven en veel tijd besteden aan projectmanagement?

Het antwoord is: nee. Dit is voor ontwikkelingen van een beperkte omvang zeker niet nodig. Een projectmatige aanpak is echter wel noodzakelijk. Het eenvoudigst is om een eenvoudig projectplan te schrijven. Dit plan wordt vervolgens gebruikt om het project aan te sturen en af te stemmen met betrokken partijen. In het vervolg van dit artikel een mogelijke inhoud van een dergelijk plan met korte beschrijving.

1. Inleiding
   Korte inleiding op het project en de achtergrond
2. Project doel, resultaat en scope
   De doelen die bereikt moeten worden met het product (bijvoorbeeld, nieuwe marktpenetratie). Het resultaat wat er moet zijn aan het eind van het project (prototype, nulserie, gebruiksaanwijzing, technische documentatie….) Tenslotte is het goed de scope te beschrijven. Hierin beschrijf je wat er niet bij hoort, je bakent het project af!
3. Business Case,
   Dit is niet altijd nodig als doel en resultaat goed zijn gedefinieerd maar het kan wel erg handig zijn als referentiekader bij het nemen van beslissingen in het project. En natuurlijk is de business case essentieel bij het verkrijgen van externe financiering.
4. Technische beschrijving
   Een korte globale beschrijving wat er gemaakt moet worden en wat de huidige stand van de techniek is (hoe ver is het al..). Ook de belangrijkste specificaties kunnen hier worden vermeld.
5. Product roadmap
   In één keer alle specificaties realiseren is vaak heel lastig en ook zeker niet altijd nodig. Als je nu al nadenkt over een eerste versie en verdere toevoegingen, opties of varianten maak je de ontwikkeling veel meer beheersbaar. Bovendien kun je tijdens het project, nieuw ontstane eisen ook eenvoudig naar een volgende versie verwijzen.
6. Fasering
   Deel het project op in fases en beschrijf bij elke fase kort het doel en de resultaten die moeten worden bereikt in de fase voordat er naar de volgende fase mag worden overgegaan. Een mogelijke fasering is: Haalbaarheid, concept, ontwerp, productievoorbereiding er kunnen echter ook nog wat iteratieslagen nodig zijn.
7. Werkpakketindeling (work breakdown structure)
   Een werkpakket indeling of ‘work breakdown structure’ breekt het totale werk op in delen. Bijvoorbeeld een indeling in modules: Verlichting, motor, dashboard, enz. of naar discipline: Mechanica, Elektronica, Software. Vanzelfsprekend kunnen de delen ook weer worden onderverdeeld. Je krijgt dan een reeks werkpakketten die je duidelijk kunt definiëren en waarvoor je iemand verantwoordelijk kunt maken. De werkpakketten lopen veelal door alle fases heen.
8. Risico’s
   Schrijf elk risico die je kunt verzinnen op. Daardoor ben je je er in elk geval van bewust en kun je ook nadenken over mogelijke fall back scenario’s. Dit geeft ook een degelijke indruk naar de sponsor van het project en maakt het mogelijk ook budget in geld en tijd op te nemen voor het oplossen van mogelijke risico’s.
9. Planning
   Maak een planning gebaseerd op de fasering en work breakdown structure en vergeet niet afhankelijkheden tussen de activiteiten aan te geven.
10. Organisatie
    In dit hoofdstuk kun je de projectorganisatie en alle rollen van personen en bedrijven kwijt. Maak een duidelijke tabel met personen en verantwoordelijkheden!
11. Communicatieplan
    schrijf op welke rapportages er gemaakt worden en met welke frequentie. Maak eventueel ook afspraken over het bewaren van de projectinformatie
12. Kwaliteitsplan
    Als er kwaliteitsprocedures zijn waar rekening mee moet worden gehouden kunnen deze hier worden opgeschreven.
13. Kosten
    Maak een degelijke inschatting van alle kosten en houdt daarbij rekening met tegenvallers

Is het project echt klein, maak dan minstens één A4 met: Doel, resultaat, planning en kosten, dit is toch wel echt het minimum.

Het hebben van een plan moet nu ook leiden tot het gebruik ervan. Pas niet elke week het plan aan maar probeer bij te sturen om binnen het plan te blijven. Het aanpassen van het plan kan het best een drempel hebben (goedkeuring door directie en/of opdrachtgever) zodat dit niet lichtvaardig gebeurt.

En dan…beginnen maar!

R2PRO heeft zelf Rapid prototyping machines, toeleveranciers en de kennis om snel een prototype te kunnen maken. Heb jij een innovatief nieuw idee? Of loop je juist tegen een probleem aan? Daag ons uit! Neem snel contact met ons op om te kijken wat wij voor jou kunnen doen!

Operations@r2pro.nl

+31(0)85 06 06 227